첫 응답 메시지부터 인보이스 작성까지, 바이어의 신뢰를 얻는 실전 대응법!
어서 오세요 반갑습니다. 해외영업및 알리바바닷컴관련 글을 쓰는 디자인 알리바바입니다.
알리바바닷컴에서 해외 바이어 응대하시는 분들,
혹시 바이어가 처음 연락 왔을 때 이렇게 생각하신 적 있으신가요?
“어떻게 답장해야 할까?”
“인보이스는 어떤 형식으로 보내야 하지?”
오늘은 처음 메시지를 어떻게 보내야 하는지와 함께
기본적인 인보이스(P.I.) 양식 작성법까지 알려드릴게요.
실제로 제가 자주 사용하는 예시도 공유드릴게요!
1. 바이어 응답 메시지 예시
Subject: Quotation for [Product Name]
Dear [Buyer’s Name],
Thank you for your interest in our [Product Name].
We are a professional supplier with over [X years] of experience in [your field].
🔹 Unit Price: USD [price] per unit (based on MOQ: [quantity])
🔹 Lead Time: [X] days after payment
🔹 Shipping Terms: [e.g., FOB Shenzhen / CIF Hamburg]
🔹 Payment Terms: [e.g., T/T 30% deposit, 70% before shipment]
Please find the attached Proforma Invoice (P.I.) for your reference.
Let me know if you have any questions or customization needs.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
[Email & WhatsApp]
2. 인보이스(Proforma Invoice) 작성법
바이어가 견적 요청 시, 가장 기본적인 포맷이 바로 Proforma Invoice (P.I.)인데요. 특별히 어떤 양식이 있는것은 아닙니다
이는 “거래 전 가견적서”의 개념으로, 바이어가 주문을 확정하거나 결제 준비할 때 필수이구요 네고 들어가기전에 보낸는 견적서로 보면돼요. 그렇지만 처음 만드시기는 어려울수 있어서 제가 사용하는 양식을 공유 할겡요
인보이스 필수 항목
| Invoice No. | 인보이스 번호 (예: PI-240408-001) |
| Date | 인보이스 발행일 |
| Seller Info | 회사명, 주소, 연락처 |
| Buyer Info | 바이어 회사명, 주소 |
| Product Description | 제품명, 스펙, 색상 등 |
| Quantity | 수량 |
| Unit Price | 단가 (USD 기준이 일반적) |
| Total Amount | 총액 |
| Payment Terms | 결제 조건 (T/T, L/C 등) |
| Delivery Terms | 배송 조건 (FOB, CIF 등) |
| Lead Time | 납기일 |
| Bank Info | 은행명, 계좌번호, SWIFT 코드 등 |
실전 예시 – Proforma Invoice 예시로 보여줄게요 그리고 첨부 해둘게 필요하신 분들 사용하세요
꿀팁!
- 엑셀 템플릿을 만들어두면 매번 쉽게 수정해서 보낼 수 있어요.
- PDF로 변환 후 첨부해서 바이어에게 보내면 전문성 있어 보여요.
- 바이어가 요구하는 항목이 있을 수 있으니, 필요 시 커스터마이징 필수!
마무리
처음 메시지는 친절하고 신뢰감 있게! 요즘은 챗지티피나 구글등이 너무 잘되 있어서 이용하면 좋아요
그리고 인보이스는 명확하고 깔끔하게! 주저리주저리 적을 필요는 없더라구요
이 두 가지만 잘해도,
바이어는 “이 회사 믿을 만하겠다”는 첫인상을 갖게 됩니다.